Mówi się czasem, że wydarzenie sportowe bez wolontariuszy nie mogłoby się odbyć. Pewnie to przesada, bo pewnie i by mogło. Ale… Z jakiegoś powodu rzadko widzimy, aby tak całkiem bez się odbyło 🙂

Wolontariusze to ważne ogniwo każdego mniejszego i większego wydarzenia. Ale o co w tym wolontariacie chodzi?

Kilka słów o tym, jak to tak naprawdę wygląda w praktyce.

Wolontariat sportowy to dość specyficzna gałąź wolontariatu. Najczęściej ma charakter jednorazowy, akcyjny i w skrócie rzecz ujmując, polega na wsparciu organizatorów imprezy sportowej. Wolontariusze potrzebni są głównie w czasie trwania wydarzenia i istotna jest wtedy duża dyspozycyjność. Rzadko kiedy można wpaść, aby pomóc ‘na godzinkę’. Czasem też wolontariusze pomagają przed i po w przygotowaniu hali czy złożeniu sprzętu. Taką możliwość i dyspozycyjność zaznacza się osobno w aplikacji.

Zadania wolontariusza

Myślę, że nawet osoby oglądające sport regularnie nie są w stanie sobie dokładnie wyobrazić, jak to wygląda od strony organizacyjnej (to zdecydowanie bardziej skomplikowane niż wygląda;) i jak wielotorowe działania wykonują pracownicy i wolontariusze. Różnią się one oczywiście i mają związek z dyscypliną sportową, rodzajem i wielkością wydarzenia, ale są pewne standardowe role i przypisywane wolontariuszom zadania.  Te najbardziej typowe to:

  • Wolontariusz informacyjny/ Obsługa Kibiców

To zwykle najliczniejsza grupa. Główne obowiązki to wsparcie kibiców na hali, kierowanie na właściwe trybuny, udzielanie informacji jak dojechać, gdzie zjeść. Częste miejsce pracy oprócz hali to lotniska, dworce, hotele, a nawet ulice w centrum miasta.

  • Akredytacja

Każdy, kto w imprezie będzie brał udział (organizatorzy, goście, dziennikarze, pracownicy punktów gastronomicznych, wolontariusze oraz zawodnicy) musi otrzymać taką akredytację. Wolontariusze wspierający ten obszar uczestniczą w ich przygotowaniu i wydawaniu.

  • Biuro Prasowe

Pomoc w prowadzeniu biura prasowego, dostarczanie list startowych, wyników i protokołów na trybunę prasową, pomoc w organizacji konferencji prasowych.

  • Centrum Wolontariatu

Organizacja i wsparcie pracy wszystkich grup wolontariuszy. Wydawanie sprzętu, stroju, posiłków, komunikacja z wolontariuszami.

  • Biuro Zawodów

Przenoszenie list startowych i protokołów, przygotowania strefy zawodniczej, pomoc  w statystykach.

  • VIP

Pomoc w przygotowaniu i funkcjonowaniu strefy dla gości specjalnych.

  • Strefa boiska/ tras

W zależności od rodzaju sportu: podawanie piłek, wycieranie boiska, zabezpieczenie trasy biegowej, pomoc w przygotowaniu tras narciarskich itd.  

  • Lokalny komitet organizacyjny i ceremonie

Ogólna pomoc w logistyce (zakwaterowanie, transport, marketing) oraz wsparcie w przygotowaniu dekoracji i ceremonii przedmeczowych (np. przygotowanie flag i nagród, kierowanie zawodników)

  • Transport

Pomoc w logistyce, ale także jako kierowcy

  • Opiekun drużyny

Łącznik między drużyną a organizatorem.

Nie jest to łatwa funkcja, a spektrum zadań jest bardzo szerokie. Nie zawsze więc jest pełniona przez wolontariuszy. Więcej o tej, jakże ciekawej roli, w kolejnych postach.

Rekrutacja

Praktyczne informacje w dość dużej mierze zależą od rodzaju wydarzenia. Na wielkie imprezy jak Igrzyska Olimpijskie czy Mistrzostwa Świata w piłce nożnej rekrutacja rozpoczyna się nawet na dwa lata przed. Na mniejsze wydarzenia, pojedyncze mecze czy turnieje towarzyskie kilka tygodni, a zdarzyło się,  że i kilka dni przed. Proces rekrutacyjny nie zawsze prowadzony jest bezpośrednio przez organizatorów- czasem zlecony jest organizacjom i centrom wolontariatu, a nawet firmie rekrutacyjnej.

Początek rekrutacji ogłaszany jest na stronie wydarzenia/ organizatora, ewentualnie na ich profilach społecznościowych. Warto je śledzić, żeby nie przegapić terminu. Czyli najpierw należy się orientować, że dane zawody będą, gdzie i kiedy. Łatwiej tego przypilnować w przypadku największych imprez czy jeśli jesteś zainteresowany zawodami w jednym sporcie, czy jednym miejscu, np. twoim mieście. Jeśli jesteś jednak bardziej elastyczny, szukasz różnych dyscyplin czy też miejsc, można się w tym pogubić i przegapić.

Zapisz się do mojego newslettera, aby otrzymywać informacje o bieżących rekrutacjach.

Często otrzymujemy informacje o przyjęciu na wolontariat, ale szczegóły dotyczące naszej roli czy też pomocy przy zakwaterowaniu przychodzą później. Może być to kłopotliwe przy decyzji jechać/nie jechać czy samej organizacji wyjazdu. Cóż, z mojego doświadczenia wynika, że w wydarzeniach sportowych stwierdzenia: trzeba uzbroić się w cierpliwość, a metoda na ostatnią chwilę jeszcze nikomu nie zaszkodziła, mają się całkiem dobrzeJ

Najczęściej dowiadujemy się już przed przyjazdem, do jakich zadań nas przypisano. Taki wybór odbywa się na podstawie preferencji kandydata (częste pytanie w aplikacji) oraz doświadczenia i umiejętności.

Są zadania, które bez problemu można wykonać bez poprzedniego doświadczenia- wystarczą dobre chęci i krótkie szkolenie stanowiskowe. Inne wymagają większej wiedzy i obycia z tematem.

Na co można liczyć od strony organizatora

Zależnie od rodzaju imprezy, czasu trwania, federacji sportowej czy kraju. Prawie zawsze będzie to spotkanie informacyjnie z krótkim szkoleniem, wsparcie lidera czy koordynatora wolontariatu oraz akredytacja- wejściówka uprawniająca do wejścia na obiekt i poruszania się po strefach niedostępnych dla kibiców. Oraz oczywiście posiłek w czasie pracy.

Strój do pracy- koszulka, może bluza lub kurtka, jeśli pracujesz na zewnątrz. To często bardzo fajne użyteczne rzeczy, które można wykorzystać w przyszłości.

Może się też zdarzyć bilet na przejazdy komunikacja publiczna, wejściówki na mniej popularne wśród kibiców części zawodów, przekąski, plecak bądź inne gadżety.

Czy można obejrzeć mecze/konkursy? Jak zawsze… zależy, głównie od zadań. Całości raczej nie, ale z częścią zazwyczaj nie ma problemu. Każdy koordynator stara się, żeby tak poustawiać zadania czy zmiany, żeby chociaż tę jedną połowę/ jeden set wolontariusze zobaczyli.

Czy otrzymuje się zakwaterowanie? Rzadko. Istnieje taka możliwość, ale nie tak często. Czasem też organizowane jest specjalne zakwaterowanie, za które trzeba płacić, ale mniej niż hostele czy hotele w danej miejscowości.

Przy dłuższych turniejach mogą się także pojawić dodatkowe aktywności i zabawy integracyjne dla wolontariuszy, wspólne zwiedzanie, karaoke czy impreza pożegnalna.

Jednak tego typu bonusów można się spodziewać głównie w przypadku dużych imprez, z dobrze zorganizowanym wolontariatem. Przykład profesjonalnie przygotowanego wolontariatu mogą stanowić wydarzenia piłkarskie. Zdarza się jednak, że rekrutacja i organizacja wolontariuszy, mimo wysokiej rangi zawodów, wygląda chaotycznie, trochę jak przeprowadzana metodą chałupniczą.

Nie zrażaj się tym. Trochę elastyczności i w drogę. Wolontariat sportowy to bardzo interesujący, przynoszący wiele korzyści pomysł na spędzenie wolnego czasu bądź po prostu urlopu.